記帳代行とは？業務内容やメリット
記帳代行とは、自社の経理業務の一部である記帳を外部機関にアウトソーシングできるサービスのことです。
法人でも個人でも、税金の申告や会社の経営状況を把握するために、帳簿をつけておく必要があります。
手書きであっても、パソコンへの入力であっても、毎日数字を管理するのはとても大変で手間がかかります。
それだけでなく、経理・会計の専門知識がなければわからないことも多く、
簿記や会計の勉強をしないまま自分で処理していくのは非常に困難です。
そこで、経理・会計の専門家がお客様に代わって会計ソフトへの入力および帳簿作成を代行するサービスが
「記帳代行サービス」です。
毎月、領収証、請求書、通帳のコピーなどをお預りして帳簿作成を代行し、結果の報告と資料作成も代行させていただきます。
税理士と共同したサービス提供により、経費を計上するポイントや節税に向けた対策を考慮した経理のサポートが可能です。
これにより、経営の状態がリアルタイムに把握できるだけでなく、
資金繰りの管理や銀行振込、請求書作成などの事務作業までサポートできますので、
経理を雇うことなくスムーズに経理部門の外注が可能となります。
記帳代行と経理代行のサービス内容の違い
記帳代行と似ているサービスに経理代行というものもあります。
記帳代行と経理代行のサービス内容の違いは、対応しているサービス内容の範囲です。
記帳代行は、経理代行のサービス内容の一部に含まれます。
記帳代行のサービス内容は、主に会計ソフトへの入力と帳簿作成の２つです。
領収書や発注書などクライアントが取引したことを証明する書類である証憑を記帳代行会社に送付すると、会計ソフトを使用して、取引を日付順に入力してもらえます。
また、決算のたびに帳簿作成を記帳代行会社のほうで対応してくれます。
記帳代行で作成を依頼できる主な帳簿の種類は、現金出納帳や預金出納帳、総勘定元帳などです。
なお、記帳代行を会計事務所か税理士か、それとも経理代行会社に依頼するかで代行してもらえるサービスの範囲は変わります。
どこまで業務を任せられるのかは、事前に確認しましょう。
経理代行のサービス内容は、記帳代行や振り込みや支払いの代行、給与計算、そして売掛金と買掛金の管理の４つです。
会計ソフトへの入力と帳簿作成の2つは記帳代行のサービスにも含まれていますが、経理代行の場合はそれに加えて入金や支払い対応後の精査の作業も対応してもらえます。
また、日常業務のなかで発生する支払いや振り込みの代行や、従業員の給与の計算も依頼できます。
売掛金と買掛金の管理も重要な経理代行の業務内容の1つです。
売掛金や買掛金の管理を行ってもらうことで売掛金の回収漏れを防ぐことができます。
また、買掛金を放置するによって税務調査での指摘が入ってしまうといった事態も防げるでしょう。
記帳代行は資格がなくても代行が可能
記帳代行を利用するにあたり、業者の税理士資格を気にする方が少なくありません。
無資格の業者に依頼すると「税理士法違反になってしまうのでは」と心配しているからです。
結論から述べると、記帳代行は税理士資格を有していない業者でも行えます。
なぜ、このようにいえるのでしょうか。
税理士資格が必要と誤解されている主な理由として税理士法があげられます。
この法律で、税理士または税理士法人以外が税理士業務を行うことを禁じています。
ここでいう税理士業務は、他人の求めに応じて税務代理・税務書類の作成・税務相談を業として行うことです。
具体的には、税務官公署に申告書を提出する、所得税の確定申告書を作成するなどが該当します。
以上からわかる通り、記帳代行は税理士業務に含まれていません。
したがって、税理士資格を保有していない業者であっても行うことができるのです。
記帳代行を利用するにあたり、税理士法違反を気にする必要は基本的にないでしょう。
記帳代行のメリット
ここからは、記帳代行のメリット・デメリットを解説します。
きちんと理解したうえで、記帳代行を活用しましょう。
記帳代行を依頼すると費用が高くなるイメージがあると思いますが、実は記帳代行を使ったほうが経理業務にかかるトータルコストを削減できる可能性があります。
たとえば、経理担当者を雇用する場合、企業により異なりますが人件費として、月に最低でも20～30万円ほどのコストがかかります。
しかし、記帳代行を利用すれば月に数万円の手数料で足りるため、人件費のコスト削減が見込めるのです。
記帳の業務があることで負担が増え、ほかの経理業務に手が回らなくなっては本末転倒です。
企業の利益や売上に直結しない記帳業務をアウトソーシングすることも、業務の負担を軽くする方法の1つです。
記帳にかかる業務の時間を減らすことが、ビジネスの効率化につながります。
記帳代行を利用することで会計の正確性が上がり、納税額や通期の利益の予測がつきやすくなります。
予測がつくため事前に節税対策を検討することが可能です。
また、記帳代行を行う税理士や会計事務所から節税についてもアドバイスを受けられる場合もあります。
さらに税務調査があった場合も、税理士が税務調査のための準備を進めてくれることや、事前に依頼ができるため立ち合いをしてくれるなどもメリットとして挙げられます。
記帳代行では、1か月単位の経営成績や財政状況を確定してくれる月次決算を行ってくれます。
月次決算をもとに経営指標を確認することやビジネスの改善を図るなど、財務管理ができるようになります。
財務管理が可能となれば資金繰りもしやすくなり、銀行との交渉もスムーズに行えるでしょう。
自社で経理業務を行うよりも不正を防止しやすい点もメリットとしてあげられます。
専門的な知識を求められる経理業務は、同じスタッフが長期間にわたり担当することが少なくありません。
ケースによっては、業務が属人的になりブラックボックス化してしまうこともあります。
第三者が詳細を把握できない業務は不正の温床になりえます。
専門的な知識とスキルを有する外部スタッフを加えることで、不正のリスクを軽減できます。
記帳代行の依頼に向けて準備する資料の種類
記帳代行は便利なサービスですが、サービスを受けるためにはいくつかの資料を自社で用意しておく必要があります。
記帳代行の依頼に向けて準備する資料は、以下の5点です。
記帳代行を依頼する際に準備する資料
- 預金通帳
- 領収書
- 売上請求書
- 支払先からの請求書
- 給与関連書類
- その他会計関連書類
預金通帳の記帳を済ませ、経理をする月の1日～月末までが見えるように預金通帳をコピーして、データを当社に渡します。
領収書については、提出漏れがないように提出前の確認が大切です。
請求書関連は、依頼をする記帳代行会社によって提出する書類が原本とコピーに分かれるため、事前に確認のうえ、提出するようにしましょう。
給与関連書類は給与明細やタイムカードなどが該当し、給与の計算が終わった書類を提出します。
記帳代行は業務を効率化できるというメリットがある
記帳代行には、コスト削減や業務の効率化が図れるメリットがあります。
経理業務の効率化を考えている方は、記帳代行サービスの導入がおすすめです 。
当社の記帳代行はここが違う！
お客様のご希望に応じたオプションサービスや経理業務の丸ごと代行サービスもご用意しています！
売上が伸び、業務が忙しくなり、帳簿の作成や確定申告が負担になってきた方は、当社の提携税理士法人にご相談ください。
現在では記帳事務は、パソコンを利用した会計ソフトでおこなうことがほとんどです。
多くの会計ソフトが市販されていますので、自社で記帳をする場合はインストール版の市販ソフトを使われることになると思います。税理士や会計士に帳簿精査させるにはデータのやりとりが、どうしても発生します。
一方、当社ではプロ向けのクラウド会計ソフトを利用されています。会計士だけではなく会社側にもデータのやりとり無しで
最新会計データの確認ができます。
勿論、消費税率の変更、税制改正等が頻繁におこなわれても、専用ソフトは適宜アップデートされますので最新の状態で提供されています。
まずはお気軽にご相談ください。（お問い合わせフォームよりご連絡お願い申し上げます。）
特に「経理代行を初めて検討している」という方はご不安も多いと思います。
どの様にアウトソーシングを進められるのか、経理体制をどの様に変更したら良いのか、専門家が親身にアドバイスさせていただきます。